Édes otthon
Üdv a novemberi borongásban, ahol a kinti szürkeség tökéletesen rezonál a belső meetingeken felgyülemlett, definiálatlan elvárások szürkeségével. Ha profi vagy, pontosan tudod, hogy a legnehezebb szakmai feladat nem a *scope* meghatározása, hanem annak eldöntése, hogy pontosan ki és mikor fogja végrehajtani azt a „szinergiát”, amiről háromnegyed órán keresztül áradozott a projektvezető.
A deliverable mint a sas: Látjuk, de nem fogjuk
Ismerős a helyzet, amikor a megbeszélés végén mindenki lelkesen bólogat, elhangzik a mágikus „action item” szókapcsolat, majd a dokumentumot elküldve hirtelen megszűnik a kollektív felelősségvállalás? Az akciópontok ilyenkor jellemzően úgy viselkednek, mint a legritkább, legszebb madárfajok: mindenki tudja, hogy léteznek, de senki sem akarja megfogni őket, pláne nem télen. Az a baj, hogy a szakértői szinten hajlamosak vagyunk olyan komplex, holisztikus eredményeket várni, amelyek a valóságban nem illeszkednek egyetlen ember *to-do* listájára sem.
Amikor a *deliverable* annyira tág, mint az univerzum, az valójában egy felelősségvákuumot hoz létre. Ha az akciópontod például az, hogy „Növeljük a stakeholder engagementet”, akkor az pont olyan, mintha azt mondanád a kutyádnak: „Élj sikeres életet!”. A cél túl magasztos, túl sok metrikát érint, és nincs hozzá konkrét, K.O. kritérium. Ez a fajta elmosódott nyelvezet remek eszköz arra, hogy november végére senki ne tudja megmondani, miért nem sikerült az integrált célkitűzés.
A valódi szakértő pontosan tudja, hogy a siker nem a legmenőbb szavak használatában, hanem a precíz, atomi szintű delegálásban rejlik. Amikor a meetingen valaki bedob egy tág célt, azonnal fel kell tenni a kérdést: „Oké, de mi a *next immediate step*, ami egy ember feladata?” És ez az egy ember legyen egyértelműen beazonosítva.
Ne feledd, hogy a *scope creep* nem csak a projektdokumentációban történik, hanem a meeting utáni felelősség-delegálásban is. Ahogy telik az idő, a kezdeti, viszonylag tiszta cél egyre több felesleges réteggel burjánzik be, amitől az eredeti feladat már-már megoldhatatlanná válik.
Az, hogy „akciópont”, szakmai zsargonban csak egy másik kifejezés arra, hogy „te fogod megcsinálni”. Ha ezt a mondatot nem lehet kiegészíteni egy névvel és egy határidővel, akkor az nem akciópont, hanem egy kedves kívánság, amit a céges Mikulásnak címeztek.
Az utólagos felelősség-delegálás művészete
Az igazi corporate ninja nem a meetingen csillog, hanem utána, a digitális árnyékban. A felelősség elkenésének művészete egy haladó taktika, amihez kell némi szociális intelligencia és egy adag passzív agresszió. Ez a folyamat jellemzően a „Csak megerősítésképpen” tárgyú e-maillel indul, ami valójában egy finom fegyver.
A szakértői trükk az, hogy az akciópontot úgy fogalmazod meg, hogy abban a te részed a lehető legkevésbé legyen mérhető, miközben a kollégáid feladatai kristálytisztán kivehetők. Például: „Én biztosítom a stratégiai keretet, Pisti pedig véglegesíti a KPI-okat és implementálja a low-hanging fruit megoldásokat.” A stratégiai keret egy olyan légnemű dolog, amit lehetetlen elrontani, Pisti viszont a mérhető célok és a gyorsan szedhető gyümölcsök miatt azonnal célkeresztbe kerül.
Ez a technika tökéletesen alkalmazható a novemberi projektek esetében, amikor már mindenki csak a karácsonyi leállást várja. Ilyenkor a felelősség-delegálásnak olyan hangulata van, mint a kártyajátéknak: a leggyengébb láncszemre próbálod átpasszolni a fekete Pétert, mielőtt megfagy az idő.
A follow-up e-mail, a corporate élet purgatóriuma
A follow-up e-mail nem csupán egy emlékeztető; ez a modern irodai purgatórium. Az e-mail lánc egyre hosszabb lesz, a *reply all* funkció pedig a kollektív szenvedés hangosbemondója. Ha a meeting 45 perc volt, a hozzá kapcsolódó levelezés garantáltan legalább 45 órányi figyelmet fog elvonni a valós munkától.
Az igazi csapda abban rejlik, hogy a follow-up e-mail megírása is egy akciópont, ami általában a meetinget szervezőre hárul, de senki sem akarja megcsinálni, mert a tartalom definiálatlan. Ha túl általános, akkor nem ér semmit. Ha túl precíz, akkor kockáztatod, hogy magadra veszel egy csomó olyan feladatot, amit valójában másnak kellett volna megkapnia.
A haladó szakértő sosem a meeting *után* írja meg a follow-upot. A profik már a megbeszélés alatt megfogalmazzák a kulcsmondatokat, és a megbeszélés lezárásakor már a „Send” gombot nyomják meg. Ennek a gyorsaságnak az a célja, hogy te legyél az első, aki definiálja a valóságot – vagyis azt, hogy ki mit fog csinálni, még mielőtt a többiek elkezdhetnének kibúvókat keresni.
A legveszélyesebb fordulat a follow-upban az „Amint láttam, X feladata volt Y elvégzése” kitétel. Ha ezt a részt nem írásban rögzítetted a meeting során, akkor a kollégádnak lehetősége van visszavágni egy „Csak hogy tisztázzuk, én nem így emlékszem” e-maillel, ami azonnal elindítja a corporate pingpongot.
A novemberi stand-up meeting: Túlélési stratégiák
A november a határidők szorításának, az éves beszámolók árnyékának és a borús idő miatti kollektív energiahiánynak a hónapja. Ezt a fojtogató légkört a stand-up meetingek még jobban kiélezik, ahol mindenki próbálja úgy eladni a tegnapi semmittevést, mintha az stratégiai jelentőségű lenne.
Ha haladó szinten akarsz túlélni, akkor ne a tegnapi tevékenységedet, hanem a *következő 24 órára* vonatkozó, minimális, de mérhető *commitment*-jeidet kommunikáld. Kerüld a „folyamatban van” és a „dolgozom rajta” fordulatokat. Ehelyett használj igazi szakmai zsargont, ami eltereli a figyelmet a lassú haladásról, például: „Optimalizálom a backend interface-t a Q4-es metrikákhoz” vagy „Finomhangolom a stakeholder mappinget a jövő évi budget allokációhoz.”
Soha ne ess abba a hibába, hogy túl sok akciópontot vállalsz. A stand-up meeting célja nem az, hogy lenyűgözd a főnöködet a terheléseddel, hanem az, hogy megmutasd, stratégiailag gondolkodsz. Ha keveset ígérsz, és azt teljesíted, a *delivery rate*-ed sokkal meggyőzőbb lesz, mintha sokat ígérsz és a felét sem tudod teljesíteni a hónap végére.
A novemberi meetingeken kulcsfontosságú, hogy ne csak a saját feladataidat, hanem a *blockereidet* is kommunikáld. A haladó szakértő tudja, hogy a munka nem a te feladatod elvégzésénél áll meg, hanem annál a pontnál, ahol valaki más késleltet téged. Ne félj név szerint megemlíteni a késleltető felet, mert ezzel áttereled a felelősséget, miközben konstruktívnak tűnsz.
